Mais avant cela, rappelons ce qu’est le design thinking

Il s’agit d’une méthode fondée sur 5 phases clés pour faciliter la co-création de valeur par l’ensemble des membres d’une équipe projet. Souvent couplé à la méthode Agile et son mode de fonctionnement itératif, le design thinking permet de comprendre et d’identifier précisément les cibles, leurs besoins et les moyens pour les adresser efficacement avec la mise en œuvre de tests associés. Cette approche permet de concevoir des produits et services innovants pour les utilisateurs, les collaborateurs, les consommateurs ou les usagers. Elle implique aussi la prise en compte des retours de l’utilisateur final tout au long de la vie du projet.

Les 5 étapes clé du design thinking :

• L’empathie, pour approfondir la connaissance de ses clients et de leurs environnements.
• L’inspiration, pour définir le problème ou l’objectif et les cadrer.
• L’idéation, avec la recherche d’une solution pour adresser le problème identifié.
• L’imagination et la création de prototypes afin d’évaluer la faisabilité des solutions retenues.
• Les tests, qui représentent la phase d‘implémentation du projet.

Comment utiliser les plateformes de design thinking ?

Ces solutions permettent d’intervenir à chaque étape du projet, de la phase d’idéation jusqu’à l’analyse des travaux menés. Elles offrent surtout la possibilité de challenger chaque aspect du produit, avec pour finalité la définition d’une roadmap détaillée et partagée par tous.

À qui s’adressent les plateformes collaboratives de design thinking ?

Les acteurs des secteurs du numérique ou du conseil sont les principaux utilisateurs de ces plateformes. Elles intéresseront tout particulièrement les chefs de projets et les Product Owners les concepteurs UX/UI, mais aussi les développeurs ou encore les Scrum Masters et coachs Agile. Grâce à une facilité de prise en main et une ergonomie souvent intuitive, chacun peut s’approprier ces outils selon les besoins et les objectifs. Toujours avec le même bénéfice : retrouver la proximité, une dynamique de groupe et l’interactivité entre les acteurs d’un projet à distance.
Avec Miro, nous avons trouvé chaussure à notre pied parmi les différentes solutions existantes, pour répondre au mieux aux besoins de nos clients. On vous explique pourquoi plus en détail.

Qu’est-ce que Miro ?

Miro est une plateforme de collaboration visuelle complète, tant dans les outils que dans les fonctionnalités qu’elle propose. Vous n’aurez plus à jongler entre votre outil de visioconférence, vos partages d’écrans ou votre logiciel collaboratif lors de vos ateliers… Miro vous permet de tout (bien) faire en un seul endroit.

Il est d’abord possible de choisir parmi une vaste bibliothèque de templates clés en main, selon l’atelier que l’on souhaite animer :

Et avec plus de 3 millions d’utilisateurs dans le monde, on peut aussi profiter de tous les modèles partagés par la communauté !

Miro propose également des outils natifs, bien pratiques pour animer ces ateliers :

• Les fameux post-its virtuels et l’interaction en simultané
• Une bibliothèque d’icônes pour le wireframing
• Des cartes pour définir vos User stories
• Un minuteur pour rythmer vos activités
• Une option de vote anonyme
• Un système de focalisation de l’attention
• La possibilité d’interagir à plusieurs et en simultané
• Et bien d’autres ressources pour partager et collaborer (dessin en direct, scrum ball game, jets de dés,…)

Et en plus de toutes ces fonctionnalités, le marketplace permet d’intégrer la plupart de nos fidèles applications via leurs API, pour en profiter directement dans le whiteboard :

• Design et graphisme (Sketch, InVision, Adobe XD, Axure, …)
• Messagerie et chat audio/vidéo (Teams, Slack,…)
• Fichier et documents (Google drive, One Drive, Evernote…)
• Gestion des tâches (Carbon Copy, Jira, Trello,…)
• Questionnaires et formulaires (TypeForme, SurveyMonkey,…)
• Relation clients (Salesforce, Zendesk,…)

L’intégration de l’ensemble de ces outils vous permet de centraliser et de synchroniser tous les composants dont on a besoin en les intégrant directement dans le whiteboard.
Quelques exemples ?

Avec Jira, Trello, ou Monday, on organise des tâches provenant de différents canaux pour les représenter dans le tableau (besoins identifiés, gestion de périmètres et des plannings, etc.).

De même, pour la gestion des documents, une fois des plugins comme Dropbox ajouté, les images, PDF ou vidéos resteront à jour, même en cas de modifications mineures.

Maintenant que nous disposons de l’outil parfait, avec toutes les features dont nous avons besoin… Il ne reste plus qu’à lancer notre atelier !

Comment réaliser un atelier avec Miro ?

Pour créer un atelier collaboratif avec Miro, rien de plus simple. On rassemble notre équipe et l’on choisit les canevas de notre choix. De la création d’une arborescence à la rétrospective d’équipe en fin de sprint, on dispose de tous les atouts pour favoriser la co-construction, le partage et l’adhésion atour de votre projet… ou tout simplement pour animer des rituels d’équipe à distance.

Chez Davidson, Twister, notre “Technical Office as a Service”, a par exemple régulièrement recours à Miro pour réaliser les activités suivantes en interne et avec nos clients :

• Définir des personas.
• Faire émerger les besoins et les détailler.
• Créer des backlogs.
• Réaliser des Wireframes.
• Challenger les fonctionnalités proposées.
• Mener les rétrospectives.

Animer un atelier collaboratif sur Miro – en pratique

C’est votre premier atelier visio sur Miro et vous ne savez pas par où commencer ? Comment découper une session et lui donner du rythme pour récolter des données de qualité qui permettront de réaliser le besoin ?
Prenons l’exemple d’un atelier persona que nous avons réalisé pour l’un de nos clients dans le domaine de la santé.

On se connecte à la plateforme pour sélectionner le template correspondant à notre recherche, (ici “Persona”). Plusieurs modèles clés en main sont proposés et l’on peut choisir de les utiliser vides ou pré-complétés. Une fois la sélection faite, Miro propose un module qui comprend l’ensemble des étapes nécessaire à l’animation de l’atelier. Il précise de plus le temps pour chacune des activités, mais également l’ensemble des instructions pour accompagner et guider les participants.

On peut donc mener notre atelier persona en 3 temps :

1. Accompagnement des clients dans la découverte de l’outil et la présentation du déroulé, nécessaire si les participants ne sont pas habitués à ce type d’outils.
   Le fait de voir les curseurs de l’ensemble des participants permet de bien les identifier et de les guider s’ils rencontrent des difficultés. La fonctionnalité de verrouillage des calques permet également de garantir la bonne disposition des éléments tout au long du travail.
2. Brainstorm et idéation grâce aux différentes étapes proposées par le template.
   De nombreuses questions y sont adressées et les clients se prennent au jeu en personnifiant les segments précédemment identifiés. Ils leur donnent des prénoms, un âge, des irritants, des traits de leur personnalité, ce qu’ils aiment etc.
3. Restitution à froid de l’atelier par le Product Owner afin d’affiner et de synthétiser les personas identifiées.

5 conseils pour réussir votre atelier collaboratif à distance

Comme l’outil ne fait pas tout, voici aussi quelques recommandations pour mener avec succès un atelier collaboratif à distance :

1. Réunir un panel représentatif des parties prenantes du projet (Stakeholders, clients et utilisateurs finaux).
2. Rythmer l’atelier avec des exercices courts et variés (Commencer par un « Ice breaker », il y a même un template pour ça !).
3. Engager la conversation et favoriser l’échange entre les métiers et leurs besoins.
4. Prendre plaisir à découvrir et à s’immerger dans l’univers de son équipe.
5. Ne pas négliger la phase de restitution collective de ces ateliers.

La restitution de l’atelier est une étape clé. Cette synthèse permet de valider collectivement l’ensemble des points à chaque nouvelle étape. On sécurise ainsi le projet tout au long de son développement, en s’assurant de l’adhésion de chaque participant. En cas d’ajustements, cette démarche offre plus de réactivité, pour conforter le sentiment de satisfaction et garantir une meilleure implication des équipes.

Pour conclure

Vous l’avez compris, les plateformes collaboratives sont un très bon moyen de réunir l’ensemble des métiers pour identifier les éléments clés de vos projets (Quelles sont les cibles ? Comment adresser leurs besoins ? Comment les implémenter ? etc.).
Alors que les périodes de confinement semblent s’éloigner, on ne doute pas que l’usage de ces outils se maintiendra dans le temps. Leurs atouts et leurs nombreuses fonctionnalités permettent de lever au mieux les contraintes induites par la distance, lorsque l’on ne peut pas réunir son équipe “en physique”. Et les cas d’usages sont illimités.
Avec Miro, nous avons pour notre part trouvé le bon outil pour accompagner nos clients, maîtriser leur environnement et mieux définir leurs besoins pour chaque nouveau projet digital.

Notre dernier conseil pour des ateliers réussis : donner du rythme en segmentant les exercices. Ces activités nécessitent une concentration et une implication importante de la part de l’ensemble des participants. Stimulez votre équipe en proposant des séances de travail courtes et variées, pour conserver l’intérêt et l’échange indispensable dans ce type d’exercice.